Estrategias para administrar el tiempo

administración y gestión del tiempo

¿Estás a gusto con tu equilibrio entre rutina laboral y personal? Equilibrarlas efectivamente y alcanzar el punto justo de bienestar es complejo y todo un desafío. A la hora de intentarlo, la respuesta quizás esté en uno de los factores claves del problema: el tiempo.

Los segundos, los minutos y las horas son el recurso más valioso que tenemos. Aprender a optimizarlas puede ayudarte a encontrar mayor productividad, resultados y beneficios en lo que te propongas.

La Licenciada en Economía y Consultora en gestión y productividad, Sofia Barbotti, pasó por Talleres DonWeb y enseñó que “trabajar más” no siempre significa “trabajar mejor”. La especialista en la materia dejó entrever algunos aspectos claves para optimizar mejor el tiempo y emprender un cambio en ese sentido:

La importancia de conocerse a uno mismo

¿Las actividades a las cuales dedicas mas tiempo te traen los mejores resultados? ¿No? Quizás no estés enfocándote en las actividades que verdaderamente tienen mayor impacto positivo.

¿Siempre haces lo mismo? Barbotti, ha realizado asesorías a personas que trabajan en diferentes sectores y en distintas condiciones y asegura que alguien que dedica al menos 15 minutos al día a hacer algo distinto, es imposible que no consiga resultados diferentes.

Para virar hacia una vida con un tiempo más optimizado, primero es necesario que te conozcas a ti mismo. Para ello, hay varios recursos y herramientas para que puedas realizarte un autodiagnóstico. Algunas de ellas son:

  • Tester de horas: existen diferentes técnicas con plantillas pero también puedes llevar contigo, por al menos una semana, un cuaderno con notas (o simplemente en tu móvil) y anotar allí todas tus actividades. De esta manera luego puedes conocer en qué agotas el tiempo para planificar mejor luego.
  • Journaling: Esto implica hacer una especie de diario íntimo para escribir los pensamientos que me atraviesan en el día. Es una herramienta poderosa y no necesitas compartirlas con nadie. Registrar lo que te dices a ti mismo puede ayudar en tu gestión del tiempo.
  • Retrospectiva semanal: es una ceremonia utilizada en SCRUM Master, una de las metodologías ágiles. Consiste en que puedas hacerte un espacio una vez a la semana para hacerte tres preguntas: ¿Qué funcionó esta semana?, ¿Qué no funcionó? y ¿Qué me puedo llevar a la próxima semana?
  • Preguntas y respuestas escritas: Poder preguntarte que deseas, que necesitas, que te gusta y que no quieres que se repita, escribirlo te ayudará a conocerte.
  • FODA personal: Es una matriz de cuatro cuadrantes: fortalezas internas, debilidades internas, oportunidades externas y amenazas. Esta técnica es comúnmente aplicada a casos de empresas pero también puede trasladarse a lo personal.
  • Planner anual y mensual con objetivos: Los objetivos ponlos por escrito, papel o digital, solo recuerda que a veces, menos es más. El planner con objetivos te permitirá ejercitar la visión y la perspectiva del periodo.

¿Cómo reorganizar la rutina?

Una vez que ya has reflexionado, pensado en ti y te has analizado, puedes comenzar a plantearte cómo reorganizar la rutina. La disertante invitada también dio siete pasos que pueden ayudarte a conseguirlo:

  1. Aceptación de la rutina actual: tu rutina es lo que es actualmente, sólo aceptando tu presente y reconociendo lo positivo y lo negativo en él, conseguirás optimizar en el futuro.
  2. Deseos y objetivos: Tener objetivos alineados con tus deseos, harán todo más fácil. Arma tus objetivos en base a ellos y plantealos bien concretos.
  3. Pendientes: Los pendientes son el peor terror pero no son más que actividades mal gestionadas. Trabaja en su gestión y entiende que rol ocupan en tu rutina.
  4. Planificación semanal: Para desglosar los pendientes y que luego no vuelvan hay que planificar la semana. Lo ideal es hacerlo el viernes a la tarde. Utiliza herramientas para ayudarte como una agenda física o Google Calendar. Importante: No todo es prioritario, piensalo bien. Distingue entre prioridades y posterioridades.
  5. Prioridades: Para determinar cuáles son tus prioridades piensa en que tiene más peso o valor para tus clientes si eres independiente o que aporta más a tu equipo laboral si trabajas en relación de dependencia. Si se trata de algo más personal piensa en tus objetivos y recuerda que estos se relacionan directamente con tus deseos.
  6. Bloques de tiempo: Agrupa actividades similares en forma conjunta.
  7. Retrospectiva semanal: Utiliza la técnica SCRUM de las tres preguntas mencionada en el apartado anterior. ¡Evaluar para optimizar!

Recursos y herramientas para optimizar el tiempo

Para gestionar el tiempo necesitarás la ayuda de herramientas. Algunas de ellas pueden ser más analógicas pero en Internet encontrarás aplicaciones y plataformas para lo que quieras. Algunas de todas las que puedes implementar son:

  • Agenda de papel o digital
  • Planners en papel o digital
  • Herramientas de autogestión como Trello o Asana.
  • Habit tracker
  • Cuaderno, bitácora o Google Keep.

Conclusión

Para mejorar la gestión de tu tiempo y mejorar tu rutina laboral y tu negocio, volviéndote más productivo: Realiza un diagnóstico y toma una decisión, trabaja tus hábitos (no hay modelos ni recetas escritas cuando de rutinas se trata), ten voluntad más allá de frustrarte y no te olvides de hacer una pausa para reflexionar y darte un tiempo para realizar un aprendizaje que te permita crecer.

Para más detalles y ejemplos en cada uno de estos pasos y momentos, te compartimos el taller DonWeb, completo:

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