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Organiza tu espacio de trabajo: ¡por dentro y por fuera!

¿Sos de las personas que tiene el escritorio de la computadora lleno de archivos y accesos directos? ¿Tu mesa o escritorio de trabajo está inundada de papeles, carpetas, anotadores o pendrives? ¿Tardas una eternidad en encontrar lo que buscas?

A veces lo que postergamos puede causarnos una pérdida de la productividad imperceptible. Ordenar tu espacio de trabajo por dentro y por fuera, te llevará realmente solo algunos minutos, contribuirá a tu orden y rendirás mucho más en las actividades laborales que te propongas.

Organizar el espacio de trabajo interno

El escritorio de tu computadora es tan importante como tu mesa de trabajo física. No desperdicies más tiempo intentando hallar archivos a través del buscador de tu sistema operativo o achinando los ojos para buscar en esa cuadrícula interminable en la que se ha convertido tu pantalla de inicio.

Estos tips podrían serte de utilidad para ordenarlo de la mejor manera:

1. Cuidado con el fondo de pantalla

La estética no lo es todo, procura que tu fondo no te haga difícil la tarea de ubicar carpetas o accesos directos. Los fondos monocromáticos y no tan llamativos, podrían ofrecer ciertas ventajas en ese sentido.

2. Reduce el número de iconos

Si llevas un buen tiempo sin haber realizado una limpieza, seguro podrás encontrar algunos accesos directos que ya no son de tanta utilidad. Comienza por eliminarlos, priorizando tu actualidad, tus metas y tus proyectos.

3. Reserva los accesos directos únicamente para los archivos necesarios

En el futuro se precavido, no todo merece un icono por separado en el escritorio. Guárdalos para los archivos, carpetas o programas que realmente lo necesitan por su relevancia. ¿Qué es lo que necesitas tener a mano en el día a día de tu trabajo o estudio? ¡Piensa en eso!

4. Divide tus documentos usando subcarpetas

Por algo se pueden crear carpetas tan fácilmente. Son grandes aliadas para separar diferentes registros e informaciones del trabajo o de tus estudios. Puedes ordenar por año, por clientes, por asignaturas o por tareas, etc.

No existen recetas que garanticen el éxito. Crea divisiones que realmente sean prácticas para ti y elige con criterio el nombre de las carpetas.

5. Identifica bien los archivos

Una buena práctica que es recomendable conviertas en una costumbre es la de renombrar los archivos o documentos que vas generando o descargando. Muchos de ellos se guardan bajo el nombre de una gran cantidad de números y letras volviéndose inentendibles o imposibles de rastrear: “0000008111.jpg” o “Factura0878383”, etc.

Elige los nombres de forma práctica y comienza a encontrar lo que necesitas de forma mucho más rápida.

6. Incluir una carpeta de descarga en los accesos directos

Descargar archivos es normal y habitual en Internet y estos suelen ir directo a la carpeta de descargas. ¿Y si creas un acceso directo a dicha carpeta y lo ubicas en un buen lugar de tu escritorio? Podrías reducir unos cuantos clicks al día y tenerla a mano para no olvidarte de limpiarla o mover los archivos, evitando grandes acumulaciones de información innecesaria.

7. ¡Usa el poder de la nube!

Una gran forma de ahorrar iconos en el escritorio es no almacenar la información en tu computadora. Aprovecha las ventajas de la nube y accede a tus archivos desde cualquier lugar o dispositivo.

Tip: a pesar la de existencia de diversos servicios como Google Drive o Dropbox, muchas personas o empresas prefieren tener más control y privacidad sobre sus contenidos. Si eres una de ellas, los web hosting o los cloud servers, te serán de mucha utilidad.

Organizar el espacio de trabajo externo

Una vez ordenada tu computadora, es momento de seguir con tu escritorio o mesa de trabajo. Traer orden a este espacio te evitará distracciones. Puedes seguir estos tips cuando lo hagas:

1. Establece prioridades

Es importante decidir cuáles son los elementos más importantes de tu mesa de trabajo. Piensa en cuáles son aquellos que más utilizas para tomar la decisión  y colócalos en lugares visibles y/o de fácil acceso.

2. No abuses de los post-its

Si utilizas post-its o notas autoadhesivas para establecer anotaciones claves, es una buena idea hacerlo bajo un criterio. No abuses de ellos, podrían generarte confusión. Sírvete de los colores para diferenciar recordatorios por su importancia o por plazos de tiempo.

3. Rodéate de lo que te hace bien

Todo aquello que te haga bien debería ser bienvenido en tu mesa de trabajo y sus alrededores. ¿Te gustan las plantas? ¿Tienes fotos de seres queridos o de esas vacaciones que tanto disfrutaste? Acerca eso que te transmite energía.

Solo cuídate de los excesos o elementos que puedan ser de mucha distracción. Evaluar el espacio de trabajo de forma habitual, es algo que puedes implementar en algún momento de tu rutina.

4. Reserva un espacio libre

Mantener un espacio libre en la mesa de trabajo es fundamental para apoyar elementos de forma ocasional. Esa zona despejada puede ser la aliada perfecta para traer aquello que te ayuda durante la jornada: café, mate, alimentos, etc.

5. Calendario o agenda a mano

Si prefieres los calendarios o agendas de mano por sobre las soluciones digitales para organizar tus tareas, reserva un espacio para ellas. La organización es una de las claves del éxito del mundo laboral.

 

¿En qué estado tienes tu espacio de trabajo? Esperamos que estos tips te sean de utilidad la próxima vez que te dispongas a ordenarlo.

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